Se você usa Email em seu negócio, considere a adoção de uma política de uso do Sistema de Mensagens Eletrônicas.
O estabelecimento de regras claras e objetivas, ajudam ao empregado no entendimento de que o correio eletrônico deve ser usado apenas para os propósitos do negócio da Empresa.
Normalmente os funcionários consideram o email algo informal, e pode incluir comentários que poderão eventualmente prejudicar à sua Empresa.
Os funcionários não pensam duas vezes quando enviam para alguém, uma piada obscena ou algum palavreado que venha a ofender aos colegas e/ou clientes.
Também devemos imaginar o tempo perdido desse funcionário, quando lendo e/ou escrevendo emails cujos assuntos nada tem a ver com os negócios de sua Empresa.
Nesse tópico temos o tempo de leitura, o tempo de download da mensagem e/ou anexo e eventualmente o tempo de recuperação da máquina, quando um vírus aparece em anexos inocentes e causam dores de cabeça ao próprio funcionário e prejuízos para a Empresa.
Sua política de emails deve cobrir os seguintes princípios básicos:
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Um Email deve ser professional e cortês. Comece-o com “Caro senhor(a).."
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Um Email não deve conter quaisquer textos ilegais, difamatórios ou ofensivos.
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Todos os textos que contenha insinuações sexuais ou racistas deverão ser terminantemente proibidos.
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Um Email é para uso do negócio e não para uso pessoal.
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Todos os emails são de propriedade da Empresa. Mesmo que os emails guardados em dispositivos de armazenamento (backup) tenham sido deletados do Outlook.
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